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Il "VALORE LEGALE" delle P.E.C. come, quando, perchè.

2020-10-14 17:58

Roberto Boiocchi

Soluzioni, Opportunità,

Il "VALORE LEGALE" delle P.E.C. come, quando, perchè.

La P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) ha valore legale in quanto il Fornitore del Servizio PEC attesta, con una ricevuta elettronica, l'avvenuta c

 

 

 

 

 

 

La P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) ha valore legale in quanto il Fornitore del Servizio PEC attesta, con una ricevuta elettronica, l'avvenuta consegna della comunicazione al destinatario e da anni sono strumento diffuso per la corrispondenza tra Aziende e i propri clienti e fornitori, tanto di più verso tutta la PA.

Perché sono certificate?

La ricevuta con cui è firmata elettronicamente dal Fornitore del servizio è lo strumento con cui si certifica la corretta trasmissione, ricezione (come in passato per la RACCOMANDATA).

Ma questo nasconde un problema. La firma elettronica del Fornitore del Servizio ha però una durata limitata nel tempo, indicata nel certificato di firma elettronica (potete fare tale verifica semplicemente visualizzando il certificato allegato alla mail PEC ricevuta o inviata).

Normalmente tale durata è di tre anni, ma non sono rari i casi in cui i certificati scadano pochi mesi dopo la data della nostra ricevuta o della busta di trasporto della PEC a noi recapitata.

Ciò accade perché il certificato della firma elettronica apposta dal Gestore alla PEC, nasce prima del suo reale utilizzo e spesso è antecedente di mesi o di anni rispetto alla PEC stessa.

Analogamente ciò accade per le PEC che riceviamo da clienti, fornitori, partner, pubbliche amministrazioni e autorità.

La legge inoltre obbliga il fornitore del servizio PEC a conservare il registro delle PEC (log delle operazioni svolte) per soli 30 mesi.

In caso tu abbia la necessità di mostrare o presentare una o più PEC, in un contenzioso, la tua controparte avrà la facoltà di contestare la validità probatoria delle PEC che abbiano il certificato di firma elettronica scaduto, con aggravio di tempi e costi per l'eventuale CTU (consulenza Tecnica di Ufficio).

A questo punto la decisione spetterà al Giudice.

 

Come ovviare?

Conservando le PEC

Per ovviare a tale problematica, quindi a una possibile contestazione di una PEC, il legislatore ha disposto per le imprese, l'obbligo di conservazione previsto dall'art. 2220 del codice civile: tutte le PEC spedite e tutte le PEC ricevute devono essere conservate.

Nessuno, tanto meno io vado a mettere in dubbio che le PEC siano comunicazioni informatiche equivalenti alle raccomandate, con tutti gli effetti di legge e sottoposte ai medesimi obblighi, ma il messaggio di posta elettronica certificata, ovvero il documento, deve essere presente in un sistema di gestione e conservazione documentale ai sensi dell'art.44 del Codice dell'Amministrazione Digitale.

Lasciare i messaggi sulla webmail del provider del servizio PEC, come detto, non consente il mantenimento del valore legale nel tempo del messaggio, né la valenza probatoria, né l'opponibilità ai terzi in caso di contenzioso.

E' da notare che l'obbligo di conservazione previsto da tale articolo, se non osservato, può comportare responsabilità personali a carico del titolare della micro e piccola impresa e del rappresentante legale e/o del consiglio di amministrazione nelle imprese medie e grandi.

Per le Pubbliche Amministrazioni, l'obbligo discende invece dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).

Per i professionisti e per l'imprese, qualora le PEC abbiano contenuti a rilevanza fiscale, l'obbligo di conservazione delle PEC è sancito dal DMEF 17/6/2014.

Le PEC possono poi contenere, oltre a documenti di rilevanza fiscale, dichiarazioni e manifestazioni di atti, fatti e volontà che possono avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro.

E' quindi opportuno, conveniente e prudente, conservarle a norma.

Con Adiuto la piattaforma di Document Management possiamo dare la risposta anche a questa problematica e rendere ancora più sicuro il tuo business.

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